Informatiememorandum voorbereiden: welk werk kan een AI-systeem overnemen?

Informatiememorandum voorbereiden: welk werk kan een AI-systeem overnemen?

Het voorbereiden van een informatiememorandum en teaser voor een mogelijke verkoop of acquisitie is cruciaal voor het slagen van een deal. Toch gaat veel van het werk dat eraan voorafgaat niet naar analyseren en adviseren, maar naar verzamelen, typen en ordenen. Voor partners en eigenaren van M&A-kantoren betekent dat: je team zit elke dag in mailboxen naar stukken te graaien, typeert gegevens over van het ene systeem naar het andere, en beheert versies terwijl ze eraan sleutelen. De deal gaat voort, maar de voorbereiding kruipt.

Een AI-systeem dat aan je dealdossiers en mail gekoppeld is, kan dat operationele werk uit handen nemen. Niet alleen bespaar je uren per memorandum, maar je team krijgt ruimte terug om met de ondernemer zelf in gesprek te gaan, details uit te diepen, en echt advies te geven.

Welk werk in het memorandum zit vol terugkering?

Voor veel kantoren voelt een informatiememorandum als onderdeel van de deal, maar eigenlijk is het grotendeels verzamel- en opmaakwerk. Dat begint al bij de teaser. Je vraagt de eigenaar en zijn accountant stukken op: afgesloten jaarrekeningen, overige bedrijfsgegevens, organogram, klantenlijsten. Die stukken landen in mail, OneDrive, SharePoint. Iemand uit je team verzamelt ze, zet ze op volgorde, noteert waar wat ontbreekt, en stuurt vervolgvragen.

Eenmaal je die stukken hebt, volgt de voorbereiding van het informatiememorandum zelf. Ook daar zit veel herhalend werk. Per hoofdstuk, bijvoorbeeld bedrijfsgeschiedenis, financiële prestaties, marktpositie, moet je dezelfde handelingen uitvoeren: gegevens uit jaarrekeningen en bedrijfsstukken zoeken, rechtstreeks uit documenten overnemen of samenvatten, controleren of alles klopt, versies bijhouden. Dan komt de eigenaar met aanpassingen, het team zet die in, ander teamlid controleert opnieuw. En dat herhaalt zich totdat het stuk gereed is.

De teaser zelf volgt hetzelfde patroon: kernpunten uit het memorandum nemen, aanscherpen, een eerste versie opstellen, feedback verwerken, opnieuw uitwerken.

Een voorbeeld uit de praktijk

Stel je bent partner in een kleine corporate finance-boutique met vijf adviseurs. Een kandidaat voor een sale meldt zich aan. Je wilt snel een teaser hebben om informatie-aanvragen van geïnteresseerde kopers af te vangen. Je vraagt de eigenaar en boekhouder om stukken, je hebt ze binnen, verspreid over drie mailberichten en twee mappen.

Nu begint het. Iemand uit je team leest alles door en haalt eruit wat in de teaser hoort: bedrijfsomvang, aantal klanten, groei van de afgelopen drie jaar, belangrijkste diensten, kapitaalstructuur. Dat werk kost twee tot drie uur, alleen al omdat stukken op verschillende plekken zitten en formaten niet hetzelfde zijn. Dan schrijft diezelfde persoon of een collega een eerste opzet van de teaser, je kijkt erover heen, ziet dat iets onvolledig is of niet klopt, stuurt terug met opmerkingen. Uiteindelijk zet je dat om in een final versie.

Voor het informatiememorandum zelf verviervoudigt dat werk. Per hoofdstuk dezelfde cyclus. En je wilt dat het goed is, dus je laat meerdere ogen erover gaan. Totaal ben je met die voorbereiding snel twee weken kwijt, terwijl de echte advisering, de besprekingen met de eigenaar over strategie en doelstellingen, nog moet komen.

Wat doet een AI-systeem met dit werk?

Een AI-systeem dat je dealdossiers kent en aan je mail, OneDrive en documentensysteem is gekoppeld, kan dit operationele werk automatiseren. Het systeem leert van je vorige memoranda en teasers hoe je formatteringen, welke informatie in welk hoofdstuk hoort, welke vragen je standaard stelt.

Zodra je de stukken ontvangt, kan het systeem die inlezen, controleren op volledigheid (ontbreken jaarrekeningen, organogram?), en eventueel vervolgvragen opstellen. Je hoeft niet meer zelf door tien mailberichten te graven.

Voor de teaser haalt het systeem automatisch kerngegevens uit de stukken die je al hebt, zet ze in de juiste vorm, en genereert een eerste opzet die je team alleen nog moet beoordelen en refineren. Niet drie uur verzamelen en typen, maar een half uur checken en aanscherpen.

Voor het memorandum zelf genereert het systeem per hoofdstuk een eerste versie op basis van de brondocumenten. Je team concentreert zich dan op wat echt waarde toevoegt: is de analyse scherp? Zien we dingen missen? Hoe zetten we de sterke punten het best in de verf? Ze lezen niet meer mee met het typen.

Het systeem beheert ook versies en feedback automatisch, dus je hoeft niet meer mailketens met bijgevoegd Word-documenten bij te houden of versies handmatig te nummeren.

De vrijgespeelde tijd gaat naar waar het telt

Dit is het echte voordeel. Je team bespaard niet alleen uren, maar krijgt die uren terug voor wat een M&A-kantoor echt onderscheidt: stevige advisering. Een partner kan nu veel eerder in het proces diep met de ondernemer spreken over hun doelen, waarover ze zorgen hebben, wat hun toekomstvisie is. Je kunt grondiger onderzoek doen naar concurrentie, klantverloop, of er blinde vlekken zitten in de cijfers.

En praktisch gezien: een memorandum staat er nu niet in twee weken, maar in vier à vijf werkdagen. Dat geeft je team ruimte voor nieuwe opdrachten en je kunt ondernemers sneller vooruitgang laten zien. In een kantoor waar tijd het knelschot is, is dat direct omzet.

Hoe start je ermee?

Het begint met helder welke gegevens waar liggen: jaarrekeningen in OneDrive of SharePoint, mail met stukken gaat naar je outlook, dealdossiers hebben een vaste structuur met templates. Een AI-systeem dat dit kent, kan meteen aan het werk. En je hoeft niets te vervangen: je mailsysteem, je documentmappen, je templates blijven precies hetzelfde. Het systeem werkt ernaast, als een extra teamlid dat de structuur kent en het herhaaldwerk doet.

Wil je onderzoeken hoe dit voor jouw kantoor werkt? We helpen M&A-boutiques en corporate finance-kantoren hun memorandumvoorbereiding en dealmanagement zo in te richten dat je team meer tijd houdt voor advieswerk. Een gesprek met ons team geeft je inzicht in wat voor jouw kantoor mogelijk is.

Neem contact op via 5cagency.nl voor een vervolgcall, en we zetten uit waar je team het meeste tijd verliest.